ДОКУМЕНТ КАК ТЕКСТ КУЛЬТУРЫ. ВЫП. 8

В процессе осуществления своей деятельности юристы работают со значительным количеством документов, такими как: претензиями, доверенностями, судебными исками, обращениями граждан, внутренними документами отдела и другими. Учитывая важность и возрастающий объем этих документов необходим эффективный документооборот. Слабой стороной делопроизводства является «смешанный» документооборот с преобладанием традиционного бумажного, что относится к проблемам большинства предприятий, который лишь частично переведен на электронный. Поэтому ключевым направлением является комплексная автоматизация делопроизводственных процедур юридических отделов, работа полностью с электронными документами и реализация концепции «безбумажное делопроизводство». Для автоматизации делопроизводственных процедур в организациях используют автоматизированные рабочие места – комплекс средств вычислительной техники и программного обеспечения, располагающийся непосредственно на рабочем месте сотрудника и предназначенный для автоматизации работы сотрудника в рамках его специальности (Данелян Т.Я., 2009, 284). АРМ создаются на базе персонального компьютера и других средств, включённых в вычислительную сеть организации. Автоматизация позволяет решить следующие задачи: повышение скорости работы с документами; сокращение объемов бумажных документов; уменьшение расходов на распечатку; копирование, отправку документов; сведение к минимуму влияния человеческого фактора (потеря, повреждение документов). Юридические отделы не являются изолированными по отношению к другим структурным единицам организаций. Они тесно взаимодействуют со всеми структурными подразделениями предприятий (руководство коммерческой организации, бухгалтерия, отдел кадров и другие), являясь неотъемлемой частью в системе общего документооборота. В системе структурных подразделений предприятия задачи автоматизации юридического отдела направлены на: уменьшение сроков согласования документов; повышение контролируемости документов; увеличение скорости прохождения документов; организацию работы всех структурных единиц в рамках единого информационного пространства. Документы, проходящие через юридические отделы, по истечению определенного периода времени нуждаются в учете и упорядочении. Для того чтобы распределить документы по делам в целях их классификации, точно определить сроки хранения необходимых документов, своевременно проводить утилизацию ненужных, обеспечить оперативный поиск требуемых документов в отделах составляется номенклатура дел, ведутся журналы учета претензий, доверенностей и судебных исков (Сюкасев Л.М., 2007, 27). При хранении и учете документации автоматизация обеспечивает решение таких задач, как создание единого архива всех документов отдела, структурированного реестра документов, что делает регистрацию и хранение более простым и дешевым.