ДОКУМЕНТ КАК ТЕКСТ КУЛЬТУРЫ. ВЫП.6

части военнослужащих, прибывших для прохождения службы, а также исключения из списков части граждан, подлежащих увольнению в запас. Вся информация о прибывшем в воинскую часть военнослужащем отражается в «Книге алфавитного учета военнослужащих срочной службы» и учетно-послужной карточке (УПК). Основная часть сведений о призывнике заполняется в военном комиссариате, которым военнослужащий был призван в Вооруженные Силы Российской Федерации. Делопроизводитель отделения кадров и строевого для осуществления учета военнослужащих дублирует данные из УПК в алфавитную книгу и вносит дополнительные сведения, касающиеся прохождения военной службы и последующего увольнения военнослужащего в запас. «Книга алфавитного учета военнослужащих срочной службы» состоит из разделов, каждому из которых соответствует своя буква. Вследствие такого разделения сведения о каждом военнослужащем заносятся в алфавитную книгу в тот раздел, название которого совпадает с первой буквой фамилии призывника. В случае, когда раздел заполнен до конца, он продолжается в новой книге, куда заносятся сведения о вновь прибывших для прохождения службы граждан. Правила ведения «Книги алфавитного учета военнослужащих срочной службы» являются причиной ее многотомности, что затрудняет поиск нужной информации по конкретному лицу. Как и любой другой документ на бумажном носителе, алфавитная книга может быть утеряна или уничтожена в случае непредвиденных обстоятельств, что повлечет за собой потерю части сведений. Следовательно, к минусам ведения «Книги алфавитного учета» можно отнести ненадежность хранения содержащейся в ней учетной информации. Внедрение автоматизированной базы данных (БД) в отделение кадров и строевого дает возможность автоматизированного ввода, редактирования и накопления сведений о военнослужащих и получения банка данных о них на любом этапе прохождения военной службы, способствует уменьшению трудоемкости, времени обработки информации, а также облегчает доступ к ней. Специализированные системы автоматизации делопроизводства в воинских частях не предусмотрены, следовательно, разработка и внедрение автоматизированной БД положительно скажется на работе отделения кадров и строевого. Для АРМ делопроизводителя разработаны основные объекты базы данных – таблицы, формы и отчеты, программное обеспечение которых выполнено средствами MS Office Access 2010. Таблица «Учет личного состава» представляет собой электронную версию «Книги алфавитного учета военнослужащих срочной службы» и полностью дублирует названия ее граф. Добавлена специальная графа для хранения документов по каждому военнослужащему (сканированный документ, фотографии, таблицы, документы, созданные в приложении MS