ДОКУМЕНТ КАК ТЕКСТ КУЛЬТУРЫ. ВЫП.6

Т.И. Прокопенкова Тула Внедрение специального электронного делопроизводства в государственные учреждения службы занятости Рассмотрение обращений граждан в службах занятости предполагает ведение специального делопроизводства по содействию гражданам в поиске подходящей работы. Документационное обеспечение управления в службах занятости населения оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. Для эффективного осуществления делопроизводственных функций необходимо внедрение автоматизации в процессы управления занятостью. Электронный документооборот должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению. Сотрудники служб занятости иногда тратят довольно много времени на поиск необходимых данных. При такой «разбросанности» данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность. Система электронного документооборота организует любое взаимодействие между сотрудниками, обеспечит создание и движение документов в организации. Это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников центра занятости ‒ от правильной организации работы с документами до автоматизации рутинных и требующих больших временных издержек операций, например, создание и пересылка документов. Кроме того, автоматизация уменьшает количество бумаг в организации, что косвенно также повысит производительность труда. Ввод СЭД позволит почти полностью отказаться от услуг внутренних курьеров. Поток документов будет перераспределяться в подразделение, ответственное за делопроизводство, и направляться в соответствующие приемные. Секретарь будет просматривать почту и принимать решение о дальнейшей судьбе полученных документов. Особо важные, требующие участия руководителя документы будут перенаправляться ему для ознакомления, согласования, утверждения, подписания. Часть документов в соответствии с делегированными полномочиями секретарь может направить в подведомственные структурные подразделения, предварительно внеся в регистрационные карточки шаблонные визы от имени руководителя («На исполнение», «Для ответа», «Для сведения» и т.п.). Секретарю или инспектору службы занятости можно делегировать также полномочия по анализу исполнительской дисциплины, отслеживанию сроков исполнения документов, поиску и сбору