ДОКУМЕНТ КАК ТЕКСТ КУЛЬТУРЫ. ВЫП.6

Делопроизводство в образовательном учреждении должно соответствовать определенным требованиям и предусматривать обязательную организацию учета, регистрации, контроля исполнения, соответствующей обработки, систематизации документов, подготовки их для сдачи в архив, соблюдения порядка хранения и исполнения. В настоящее время в период реформ в области образования немногие государственные образовательные учреждения могут позволить себе приобретение систем электронного документооборота. Первым шагом на пути автоматизации архива образовательного учреждения может стать создание базы данных архива на основе системы управления базами данных. Для автоматизации архивных технологий в Техническом колледже им С.И. Мосина была выбрана СУБД Microsoft Access. Это доступный программный продукт, позволяющий без привлечения разработчиков-профессионалов в области информационных технологий создать базу данных архива. К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие: создание базы данных в виде файлов на внешнем носителе, загрузка и редактирование базы данных, сохранение базы данных при изменении структуры и содержимого базой данных, поиск информации в базе данных по запросу, формирование отчетов позволяющих, представить информацию в упорядоченном виде, обеспечение целостности данных, обеспечение безопасности за счет шифрования данных, защиты паролем, разграничение уровней доступа. Создание базы данных архива на основе СУБД позволит автоматизировать управление отдельными этапами работы архива, что избавит от рутинной, «бумажной» работы и автоматизирует процессы ведения архивного дела. Литература Концепция информатизации архивного дела России, утвержденная Росархивом в 1995 г. // Архивы России. Информатизация архивного дела России [Электронный ресурс] / Архивы России. – Электрон. дан. – М., 2001-2013. – URL: http://www.rusarchives.ru/informatization/conseption.shtml (дата обращения 21.12.2012). Максимов Н.А. Microsoft Office Access: Учебный практикум. – 2-е изд. – Чебоксары: ООО «HAMER‘JAL», 2009.