ДОКУМЕНТ КАК ТЕКСТ КУЛЬТУРЫ. ВЫП.6

И.А. Коновалова Тула Автоматизация документирования отпусков сотрудников при помощи программы Microsoft Outlook В настоящее время стоит проблема оптимизации документооборота, повышения качества труда сотрудников, работающих в этой области. Необходимо находить полезные решения в существующих программах, которые дают возможность существенно разнообразить монотонный труд, сократить время, которое тратится на однообразную работу. Перед кадровой службой стоит множество задач, такие как прием сотрудников на работу, документирование отпусков и командировок, оформление увольнения, регистрация документов. Важной частью делопроизводства организации является оформление отпусков сотрудников, которое включает в себя составление следующих документов:  график отпусков;  уведомление об отпуске;  приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6, № Т-6а);  записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60). Также заносятся сведения в личную карточку и табель учета рабочего времени. Для сотрудников документальное оформление отпуска сопряжено с определенными хлопотами, которые отнимают время и отвлекают от основной работы. [http://lizard-soft.com Автоматизация оформления отпусков]. Все вышесказанное говорит о том, что оформление отпуска – серьезный и сложный процесс, который необходимо выполнять быстро, качественно и безошибочно. Процедура предоставления сотруднику отпуска включает в себя не только работу кадровой службы, но и бухгалтерии и других структурных подразделений. Ознакомление работника с графиком отпусков не отменяет обязанности работодателя уведомить его о начале отпуска непосредственно перед этим [Батура: 16- 21]. Это осуществляется при помощи уведомления. Уведомление об отпуске ‒ документ, информирующий работника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска. Сотруднику необходимо сообщить о начале отпуска за две недели (не позднее) до его начала (дата определяется графиком отпусков). Сообщать об отпуске следует персонально каждому работнику в письменной форме. В случае несвоевременного предупреждения сотрудника о дате начала отпуска, он может быть перенесен на другой срок, поэтому анализ тех работников, чей отпуск назначен на следующий месяц, является важной составляющей эффективной работы отдела кадров. Эта мера вынуждает кадровую службу любой организации вручную отбирать список работников, которым в