ДОКУМЕНТ КАК ТЕКСТ КУЛЬТУРЫ. ВЫП.6

одновременно нескольких сотрудников. Контрольно-справочная картотека делится на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и выполняет контрольную функцию. Карточки в ней чаще всего систематизируются по срокам исполнения документов. После окончания исполнения документа регистрационно- контрольная карточка с проставленными на ней необходимыми отметками перемещается из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в ней могут систематизироваться по вопросам, по корреспондентам, по номенклатуре дел и т.д. Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть). При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно- контрольной карточки). Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, так как она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:  быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;  автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;  автоматический контроль за исполнением документа;  возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;  возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие. Таким образом, постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией обо всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.