ДОКУМЕНТ КАК ТЕКСТ КУЛЬТУРЫ. ВЫП.6

При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе. Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Исходя из задач поиска, регистрационный номер можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. При формировании индекса его составные части отделяются друг от друга косой чертой, например: № 12/03-21/18. В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализовано – в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы ‒ по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь. В настоящее время существует три формы регистрации: журнальная, карточная, электронная. Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним. Более удобной является карточная система регистрации документов, при которой создаются регистрационные или регистрационно- контрольные карточки на документы, подлежащие формированию в картотеки в соответствии с используемыми классификаторами. Применение картотек для регистрации по сравнению с журнальной формой заметно повышает оперативность поиска документов и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации. Данная форма позволяет регистрировать одну группу документов силами