ДОКУМЕНТ КАК ТЕКСТ КУЛЬТУРЫ. ВЫП.6

К.А. Белякова Тула Особенности регистрации документов на предприятии В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации. Это процесс подтверждения факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных обо всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Эта процедура прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними. Итак, перечислим три основные цели регистрации:  учет документов;  справочная работа по документам (в том числе поиск документов и составление отчетов);  контроль за исполнением поручений, содержащихся в документах или созданных на их основании. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. К документам, не подлежащим регистрации, относятся письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения; рекламные, поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться изложенная информация. Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления.