ДОКУМЕНТ КАК ТЕКСТ КУЛЬТУРЫ. ВЫП. 15

46 Первые три варианта хранения наиболее актуальны для организаций с большим объемом документооборота. При этом при архивации документов должен быть обеспечен их учёт, а также предоставлена возможность выполне- ния с ними различных операций, если вдруг возникнет необходимость их ис- пользования. Для этого необходим соответствующий функционал. Малый бизнес, ИП, самозанятые граждане нередко используют специаль- ное программное обеспечение, в том числе бесплатное, формируют архив на своем рабочем месте или переносят архивные электронные документы на ма- териальные носители, например, внешние диски, карты памяти или флешки. В отличие от бумажных архивных документов, которые всегда доступны, для хранения, открытия, использования, а также обработки электронных до- кументов нужны технические средства. Так как электронные документы – это документированная информация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных систем, для хранения таких документов требуются специаль- ные условия [Коновалова, 2011, 258–260]. Основная проблема такого хранения – устаревание технических решений, прекращение их поддержки, а также появле- ние новых, которые уже не способны работать с устаревшими форматами. Решить проблему помогает обновление программно-технических продук- тов, обеспечивающих деятельность электронных архивов, а также своевремен- ный переход на новые продукты. Периодически нужно менять программное обеспечение, переводить файлы в новые форматы, переносить данные на бо- лее современные носители. Это называется миграцией электронного архива – электронных документов. Миграция (электронных документов) – перемеще- ние электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. (ГОСТ 2014 № Р 7.0. 8-2013). Чтобы повысить безопасность и надежность хранения электронных документов, необходимо ис- пользовать несколько вариантов хранения. Например, существует практика совмещения облачного хранения и хранения на физических носителях. Малому бизнесу, ИП и самозанятым, которые обычно организуют хране- ние электронных документов на внешних физических носителях (диски, флешки и т. д.), нужно обезопасить себя от возможной потери или поврежде- ний таких носителей. Поэтому лучше все-таки использовать специальные про- граммные решения, совмещая их, к примеру, с облачным хранением. Или время от времени переносить файлы с физических носителей в более надёж- ные места для хранения ‒ в специальные системы для архивного хранения, в том числе облачные. При хранении электронных документов целесообразно упомянуть про юридическую силу таких документов. В соответствии с нормами Федераль- ного закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно, и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законода- тельством Российской Федерации. Однако могут возникнуть проблемы с её