ДОКУМЕНТ КАК ТЕКСТ КУЛЬТУРЫ. ВЫП. 14

31 3. Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспе- чения управления Учебное пособие [Текст] / Г.С. Скачкова // ООО «ТЕРМИ- КА.РУ », 2017. – 300 с. А. С. Подлеснов Основные проблемы хранения документов Аннотация. Автором анализируются основные проблемы хранения документов, вы- являются причины их возникновения, приводятся рекомендации по совершенствованию практики архивного хранения документов в организациях и учреждениях. Ключевые слова: хранение документов, документы, хранение информации. Значимость хранящейся информации во все времена была велика. В Древнем Египте для её хранения был специально изобретен папирус, а в Китае ‒ бумага. Во времена правления Рюриковичей для хранения архивов использовались даже башни Кремля. В эпоху от темных веков до изобрете- ния книгопечатания Гуттенбергом большим и важным делом было сохране- ние книг для будущих поколений. Существует множество проблем хранения документов. Рассмотрим основные из них. Нехватка места при традиционном способе хранения документов. Любая организация непрерывно создает новые и новые бумажные документы, зна- чительная часть которых подлежит длительному хранению. И от этого нельзя отказаться. Но бумага не практична. Есть риск того, что она может потерять- ся в процессе маршрутизации. Документ можно легко пропустить, и на его поиск могут уйти часы. Постоянно встает проблема расширения простран- ства хранилищ, но при этом необходимо обеспечивать и соблюдение всех требований к ним: определенные показатели влажности, температуры, осве- щенности, гигиены. Однако бумажные хранилища исчезнут не скоро. При неправильной организации архива можно утратить важные документы, кото- рые потом невозможно будет восстановить. Нормативное регулирование. Когда записи хранятся на месте, многие компании не понимают, что они должны быть соответствующим образом помечены, чтобы избежать нарушения нормативных требований. Если дело- вые документы не помечены правильно, можно не только потерять записи, но и подвергнуться риску утечки данных. Здесь важную роль играет вопрос определения ценности документов: внешней и внутренней. Внешняя ценность регламентируется законодатель- ными нормами. Внутренняя ‒ нуждами самой компании. Проблема нехватки квалифицированных кадров. Провести правильную экспертизу документов с точки зрения их ценности для предприятия могут очень немногие специалисты. Для этого необходимо сформировать эксперт- ную комиссию с привлечением высококлассных специалистов (главный ин-