ДОКУМЕНТ КАК ТЕКСТ КУЛЬТУРЫ. ВЫП. 12

4 Н.С. Беззубенко Тульский государственный Педагогический университет им. Л. Н. Толстого Хранение электронных документов в архивах организации Обеспечение хранения и использования электронных документов является ключевой проблемой современного делопроизводства. Правила приёма электронных документов в государственные архивы в настоящее время определены не полностью. Информационная база электронных документов организации может пополняться из разных источников комплектования: информационных систем организации и системы электронного документооборота (СЭД). Таким образом, современные СЭД должны обеспечивать функциональность формирования всех электронных дел, создаваемых в организации, и возможность выгрузки этих дел в формате системы архивного хранения. При передаче и приеме электронных документов на архивное хранение в делопроизводстве организации должна быть выстроена следующая цепочка: формирование электронных дел, формирование внутренних описей электронных дел, формирование контейнера передачи, проверка целостности контейнера передачи, проверка компьютерных вирусов, размещение в эталонном хранилище, копирование в рабочее хранилище, контроль целостности и сохранности данных. Форма внутренней описи электронных и бумажных дел используется единая и должна передаваться в систему архивного хранения вместе с электронным делом, которое представляет собой совокупность связанных электронных документов. Контейнер электронного документа состоит из файлов содержания электронного документа, файла(-ов) электронной подписи (ЭП), метаданных электронного документа, служебных файлов (протоколы изменений метаданных и т.д.), копии текстового электронного документа с визуализацией ЭП в формате PDF. Система «Архивное дело» (Электронные офисные системы) предназначена для учета и хранения дел и документов, вышедших из оперативного делопроизводства организации. Этот тиражируемый, «коробочный» продукт обеспечивает автоматизацию архивного делопроизводства в соответствии с действующими нормативными положениями и сложившейся отечественной практикой. Реализует все необходимые операции по обслуживанию архивов организации, учету документального фонда организации, формированию и оформлению дел. В системе реализована подготовка отчетных форм, утвержденных Росархивом, а также возможность выгрузки сводной описи. Функциональные возможности системы широки: создание электронного архива организации и автоматизация деятельности работников архивов и служб ДОУ. Система обеспечивает автоматизацию следующих функциональных обязанностей работников